Kinh nghiệm vận động và quản lý kinh phí triển lãm

Qua trao đổi với anh Tuấn Cá cảnh và anh Tỷ La Hán, mình xin chỉa sẻ một số kinh nghiệm về công tác triển lãm, chủ yếu về khía cạnh kinh phí triển lãm (những vấn đề khác như quy chế chấm giải và trọng tài sẽ bàn sau):

Kinh nghiệm vận động và quản lý kinh phí triển lãm

Chuẩn bị kinh phí triển lãm:

Để tiến hành triển lãm, các đơn vị hoạt động trên diễn đàn cần phải chuẩn bị một kinh phí nhất định để làm giải thưởng, cờ cúp, chi phí mặt bằng, chi phí nhân sự... Kinh phí này có thể vận động từ nhiều nguồn khác nhau:

1) Thu phí cá đăng ký tham dự triển lãm.

2) Kêu gọi BQT ủng hộ phí giấy phép triển lãm, cúp cờ, bằng khen.

3) Kêu gọi Chi hội sinh vật cảnh ủng hộ phí mặt bằng, điện nước.

4) Kêu gọi thành viên diễn đàn đóng góp. Ở đây, đơn vị cần lưu ý những thành viên có khả năng tài chính. Hãy vận động trực tiếp khi có điều kiện, đổi lại đơn vị có thể dành một vài vị trí “khách mời” hoặc “nhà tài trợ” cho những thành viên này.

5) Bán quảng cáo cho các cửa tiệm hoặc nhà kinh doanh cá cảnh dưới hình thức “nhà tài trợ triển lãm”. Đổi lại, đơn vị sẽ in tên của nhà tài trợ trên bẳng-rôn, tờ rơi... BQT cũng ủng hộ các đơn vị bằng cách cho chạy băng-rôn nhà tài trợ trên trang chủ của diễn đàn trong một thời gian nhất định (thường là trước và sau triển lãm nửa tháng). Đại diện đơn vị cần liên hệ với BQT để thông tin về số tiền tài trợ và thời gian chạy quảng cáo.

6) Kêu gọi thành viên đơn vị (hội hay CLB) đóng góp. Lưu ý không nên lạm dụng hình thức này vì có thể trở thành gánh nặng cho thành viên. Chỉ nên vận động ngay trước triển lãm và với số tiền vừa phải (dưới 100 ngàn) và khuyến khích mọi người đóng nhiều hơn nếu có khả năng.

Để giảm tải kinh phí, các giải thưởng nên tập trung vào khía cạnh vinh dự (bằng khen, cờ, cúp) hơn là tiền bạc. Như vậy, việc chấm giải phải diễn ra một cách trung thực và có chuyên môn nhưng đây lại là một vấn đề khác, sẽ bàn sau.

Một cách giảm tải kinh phí nữa là vận động thành viên tự nguyện tham gia vào các hoạt động phục vụ triển lãm. Một khi đã tham gia, thành viên cần đảm bảo giờ giấc và tiến độ công việc để khỏi làm ảnh hưởng đến công việc chung.

Cách thức quản lý kinh phí

Tiền bạc là một vấn đề nhạy cảm và dễ phát sinh mâu thuẫn. Theo kinh nghiệm chung, việc quản lý kinh phí triển lãm cần rõ ràng, minh bạch và có hệ thống. Cụ thể:

1) Đơn vị cần cử riêng một thủ quỹ để nắm tiền bạc. Mọi khoản thu đều phải nộp về thủ quỹ. Nhưng thủ quỹ không có quyền quyết định chi tiền. Thủ quỹ cần nắm rõ các khoản thu chi để báo cáo khi được yêu cầu.

2) Quyết định chi tiền thuộc về một nhóm đại diện thường là Ban chủ nhiệm CLB hoặc hội hoặc Ban tổ chức triển lãm. Nhóm này tự đàm phán để đi đến sự đồng thuận mỗi lần thu chi.

3) Sau triển lãm, thủ quỹ cần thông báo các khoản thu chi một cách công khai trên diễn đàn để các cá nhân hay đơn vị tài trợ biết rõ tiền đóng góp của mình đã được sử dụng đúng mục đích.

Cách thức kêu gọi ủng hộ và tài trợ triển lãm:

1) Topic thông báo triển lãm thường kéo theo việc đăng ký và tài trợ. Đơn vị nên lập một topic riêng để nhận tiền ủng hộ và tài trợ triển lãm. Trên thực tế sẽ có người đăng tiền ủng hộ bên topic đăng ký cá chẳng hạn, BQT sẽ giúp chuyển qua đúng topic ủng hộ để tiện theo dõi.

2) Để tránh sai sót, thủ quỹ nên trực tiếp cập nhật danh sách những cá nhân và đơn vị ủng hộ lên diễn đàn, ghi chú rõ trường hợp nào đã nhận được tiền ("đã nhận tiền").

3) Đơn vị cũng nên cập nhật việc thu chi ngay sau khi triển lãm 1-2 tuần. Thông báo ngay để điều chỉnh kịp thời trong trường hợp có nhầm lẫn hay khiếu nại.

4) BQT có chính sách ủng hộ công tác triển lãm của các CLB. Cụ thể, những nhà tài trợ lớn sẽ được đăng quảng cáo miễn phí trên diễn đàn trong một thời gian nhất định. Khi nhận được thông báo từ CLB, BQT sẽ công bố công khai trên diễn đàn: a) tên đơn vị hay cá nhân tài trợ, b) số tiền tài trợ cho triển lãm và c) thời gian đăng quảng cáo.

 

Có cách làm hiệu quả hơn mà B không nói: đưa mấy con cá đẹp bán đấu giá gây quỹ